Wraz z  wprowadzeniem do kodeksu pracy zapisów o pracy zdalnej, która zastąpiła funkcjonującą od kilkunastu lat, formę telepracy przedsiębiorstwo korzystające z ulgi B+R powzięło wątpliwość, czy wypłacany pracownikowi realizującemu działalność B+R ryczałt na pokrycie ponoszonych przez pracownika kosztów energii elektrycznej i usług telekomunikacyjnych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej jest kosztem kwalifikowanym w rozumieniu art. 18d ust. 2 pkt. 1 ustawy o CIT. W rezultacie czy koszt ten może być odliczony od podstawy opodatkowania, przy zastosowaniu ulgi podatkowej na działalność badawczo-rozwojową.

Sprawę powyższą rozstrzygnął Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w wydanej 11 stycznia 2024 r. interpretacji indywidualnej o sygnaturze 0114-KDIP2-1.4010.573.2023.3.AZ na niekorzyść podatnika.

Obowiązki pracodawcy związane z organizacją pracy zdalnej zostały określone w art.67²⁴ kodeksu pracy, zgodnie z którym pracodawca jest zobowiązany do zapewnienia pracownikowi materiałów i narzędzi pracy niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej. Co więcej, pracodawca ma obowiązek pokrycia niezbędnych kosztów pracownika związanych z wykonywaną przez niego pracą zdalną, takich jak np. energia elektryczna, czy internet. Zwrot kosztów może nastąpić w formie ekwiwalentu pieniężnego, ale może zostać również zastąpiony ryczałtem.

Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej wydał w tej sprawie niekorzystne rozstrzygnięcie wskazując, iż wypłacany pracownikowi ryczałt bądź ekwiwalent nie jest opodatkowany.

Podstawą prawną uzasadnienia Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej był art. 67²⁵ kodeksu pracy, który wyłącza opodatkowanie kosztów bezpośrednio związanych z wykonywaniem pracy zdalnej. Następstwem prawnym powołanego przepisu jest potwierdzenie, że zapewnienie pracownikowi wykonującemu pracę zdalną:

- materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej,

- pokrycie kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej przez pracownika i wypłata ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu,

nie stanowi przychodu w rozumieniu przepisów ustawy o PIT.

Z argumentacji organu podatkowego wynika bowiem, że niezależnie od formy zapewnienia przez pracodawcę narzędzi i materiałów potrzebnych pracownikowi do wykonywania pracy zdalnej, na gruncie przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, otrzymane przez pracownika świadczenia nie stanowią jego przychodu w rozumieniu tej ustawy.

Mając na uwadze powołane wyżej przepisy, ryczałt wypłacany pracownikom świadczącym pracę zdalną, nie będzie stanowił przychodu ze stosunku pracy, o którym mowa w art. 12 ust. 1 w zw. z art. 11 ust. 1 ustawy o PIT.

Tym samym, zdaniem Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej, ryczałty wypłacane pracownikom świadczącym pracę zdalną nie mogą być zaliczone do kosztów kwalifikowanych ulgi na działalność badawczo-rozwojową w myśl art. 18d ust. 2 pkt 1 ustawy o CIT.

Jednocześnie Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w odpowiedzi na wniosek podatnika zasugerował, iż może on zaliczyć koszty energii elektrycznej i internetu jako koszty nabycia materiałów i surowców bezpośrednio związanych z prowadzoną działalnością B+R, przywołując treść art. 18d ust. 2 pkt 2 ustawy o CIT.  

Autor: Iwona Makosz, prawnik w Kancelarii Adwokackiej Małgorzata Boguszewska i Wspólnicy