Usługa e-doręczenia to elektroniczny odpowiednik listu poleconego za potwierdzeniem odbioru. Dzięki tej usłudze podmioty publiczne, obywatele i firmy mogą korzystać z wygodnych i bezpiecznych doręczeń elektronicznych. Nowa forma komunikacji z administracją publiczną jest równoważna prawnie z tradycyjną przesyłką poleconą za potwierdzeniem odbioru. Doręczenia elektroniczne zastąpią korespondencję na Elektronicznej Platformie Usług Administracji Publicznej (ePUAP).

Podstawę prawną nowej usługi stanowi ustawa o doręczeniach elektronicznych z 18 listopada 2020 r.  (Dz.U z 2024 poz.1045) i jest ona implementacją rozporządzenia PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO I RADY (UE) NR 910/2014 z dnia 23 lipca 2014 r. w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym oraz uchylające dyrektywę 1999/93/WE.

Kogo dotyczą nowe obowiązki:

- Podmiotów publicznych, które już od stycznia 2025, korzystają z e -doręczeń,

- Podmiotów zaufania publicznego, adwokatów, radców prawnych, doradców podatkowych, notariuszy, którzy już od stycznia 2025, korzystają z e-doręczeń,

- Przedsiębiorców zarejestrowanych w KRS i CEIDG,

- Innych podmiotów (fundacji, stowarzyszeń) prowadzących działalność gospodarczą i figurujących w KRS

- Dobrowolnie obywateli. Korzystanie z e-Doręczeń przez obywateli nie jest obowiązkowe.

Podsumowując, e-doręczenia  będą miały charakter powszechny dla obywateli, firm i urzędów.  W pierwszej kolejności należy założyć adres do e-doręczeń. Skrzynkę do e-doręczeń może założyć każdy obywatel, który ma profil zaufany lub dowód osobisty z warstwą elektroniczną (e-dowód). W każdej chwili mogą też zrezygnować z tej usługi. Dla osób, które nie mają jeszcze adresu do e-Doręczeń, istnieje usługa hybrydowa (łączona), czyli elektroniczno-papierowa. Urząd wysyła dokument elektroniczny, który trafia na pocztę. Tam jest automatycznie drukowany i wysyłany do adresata.

Stopniowo wszystkie urzędy  będą używać e-Doręczeń do komunikacji z obywatelami i firmami. Będą mogły połączyć z e-Doręczeniami swoje systemy elektronicznego zarządzania dokumentami.

Harmonogram wprowadzania obowiązku stosowania Krajowego Systemu Doręczeń Elektronicznych wprowadza obowiązek posiadania i korzystania ze skrzynki e-doręczeń stopniowo. Proces ich wdrażania został rozłożony w czasie i przedstawia się następująco:

Od 1 stycznia 2025 (zgodnie z art.152 ust.1 oraz art. 155 ust. 1-5 i ust.9-10 ustawy o elektronicznych doręczeniach) stosują ją:

- podmioty publiczne jak organy administracji rządowej, ZUS, KRUS, NFZ,ZOZ-y , uczelnie wyższe publiczne i inne (zgodnie z art. 155 ust. Ustawy o elektronicznych doręczeniach),

- podmioty niepubliczne :

* osoby wykonujące zawody zaufania publicznego (adwokata, radcy prawnego, doradcy podatkowego, doradcy restrukturyzacyjnego, rzecznika patentowego, notariusza).

* spółki i inne podmioty, rejestrujące się w KRS od 1 stycznia 2025,

* indywidualne działalności gospodarcze i inne podmioty, dokonującego pierwszego wpisu w CEIDG od 1 stycznia 2025,

Od 1 kwietnia 2025 (zgodnie z art.151 ust.1 ustawy o elektronicznych doręczeniach) stosują ją:

* podmioty niepubliczne: spółki i inne podmioty, zarejestrowane KRS  przed 1 stycznia 2025.

Od 1 lipca  2025 (zgodnie z art.152 ust. 2 ustawy o elektronicznych doręczeniach) stosują ją:

* podmioty niepubliczne: indywidualne działalności gospodarcze i inne podmioty, dokonującego zmian we wpisie w CEIDG po 30 czerwca 2025.

Od 1 października 2026 (zgodnie z art.152 ust.3 ustawy o elektronicznych doręczeniach) stosują ją:

* podmioty niepubliczne zarejestrowane w CEIDG do 31 grudnia 2024 r.

Od 1 października 2029 (zgodnie z art.155 ust. 6-7 ustawy o elektronicznych doręczeniach) stosują ją:

* jednostki samorządu terytorialne i ich związki oraz związki metropolitalne i samorządowe zakłady budżetowe – w zakresie publicznej usługi hybrydowej sądy, trybunały, komornicy, prokuratura, organy ścigania i Służba Więzienna.

Adres i skrzynkę do doręczeń można założyć przez stronę gov.pl/e-doreczenia. Adres do doręczeń ma swoją strukturę i nie jest adresem email.

Wszystkie adresy e- doręczeń znajdziemy w wyszukiwarce z wszystkimi aktualnymi danymi podmiotów publicznych. https://www.gov.pl/web/e-doreczenia/sprawdz-czy-twoj-urzad-korzysta-z-e-doreczen

Dane osób fizycznych są udostępniane wyłącznie podmiotom publicznym. Obywatele i firmy nie mają wglądu w te dane. Dane firmy są widoczne dla wszystkich użytkowników e-doręczeń.

Osoby pełniące zawody zaufania publicznego wskazane w ustawie będą zobowiązane komunikować się poprzez usługę e-doręczeń z adresatami posiadającymi aktywny adres do doręczeń elektronicznych (ADE).  Ministerstwo zachęca do przeanalizowania wewnętrznych procedur i dostosowania ich do nowych regulacji związanych z obowiązkiem korzystania z e-Doręczeń.  Posiadanie skrzynki do e-doręczeń daje możliwość nadania i odbioru przesyłki poleconej w dowolnym miejscu i czasie bez stania w kolejce na poczcie, bezpłatną korespondencję z administracją publiczną.

Autor: Iwona Makosz, prawnik w Kancelarii Adwokackiej Małgorzata Boguszewska i Wspólnicy