Ulga na innowacyjnych pracowników (dalej także: ulga IP),  funkcjonuje w systemie podatkowym od 2022 r. Praktycznie podatnicy mogą z niej korzystać od 2023 r. Czy rozliczenie ulgi jest skomplikowane i czy warto z niej skorzystać?

Dla kogo ulga na innowacyjnych pracowników?

- Warunkiem skorzystania z ulgi na innowacyjnych pracowników jest skorzystanie w pierwszej kolejności  z ulgi na działalność badawczo-rozwojową.

- Preferencja skierowana jest do przedsiębiorców, którzy w roku podatkowym ponieśli stratę lub w przypadku których wysokość osiągniętego dochodu nie pozwala na odliczenie kosztów kwalifikowanych w ramach ulgi B+R.

- Dla podatników będących płatnikiem podatku dochodowego od wynagrodzeń/świadczeń.

Kto nie może skorzystać z ulgi na innowacyjnych pracowników?

Nie wszystkie firmy, prowadzące działalność B+R i  jednocześnie ponoszące stratę lub posiadające niewystarczający dochód, mogą skorzystać z tej ulgi. Wyłączenia dotyczą:

• Firm prowadzących działalność w specjalnych strefach ekonomicznych lub korzystających z podatkowych decyzji o wsparciu,
• Zakładów pracy chronionej zatrudniających osoby niepełnosprawne,
• Firm, które utraciły status zakładu pracy chronionej w ciągu ostatnich 5 lat,
• Przedsiębiorstw, które korzystają z innej formy zwrotu gotówkowego za poniesioną stratę lub niższy dochód w pierwszym roku działalności.

Cel ulgi IP: uprawnienie do pomniejszania zaliczek na podatek pobranych od dochodów z tytułu stosunku pracy czy też wykonywania usług na podstawie umowy zlecenia lub umowy o dzieło w przypadku, gdy ich pracownik/usługodawca jest bezpośrednio zaangażowany w działalność B+R i gdy jego czas pracy przeznaczony na realizację działalności B+R lub czas przeznaczony na wykonanie usługi w zakresie działalności B+R wynosi co najmniej 50% ogólnego czasu pracy/wykonania usługi.

Mechanizm ulgi IP: zwolnienie podatnika CIT, a także podatnika PIT  (pełniącego funkcję płatnika zaliczek) z obowiązku wpłaty pobranych środków z wynagrodzeń/świadczeń pracowników do urzędu skarbowego. „Podmiot korzystający z ulgi na innowacyjnych pracowników nie jest zwolniony z obowiązku poboru zaliczki na podatek lub zryczałtowanego podatku dochodowego, lecz wyłącznie z obowiązku ich odprowadzenia na rachunek właściwego urzędu skarbowego (w interpretacji z 18 grudnia 2024 o sygn. 0111-KDIB1-3.4010.725.2024.1.MBD)

Terminy korzystania z ulgi IP: bieżący rok podatkowy.  Prawo do odliczenia przysługuje, począwszy od następnego miesiąca po miesiącu złożenia przez podatnika zeznania podatkowego w którym rozliczył dochody z działalności gospodarczej, do końca roku podatkowego.

Przykład:

I. Zeznanie CIT8  złożone  do końca marca danego roku

1. Wynagrodzenie za kwiecień, pobrane w kwietniu wypłacane w kwietniu (ulga od kwietnia do grudnia) 
2. Wynagrodzenie za marzec, pobrane w kwietniu, wypłacane w kwietniu (ulga od kwietnia do grudnia) 

II. Zeznanie PIT 36/PIT 36-L złożone  do końca kwietnia danego roku

1. Wynagrodzenie za maj, pobrane w maju wypłacane w maju (ulga od maja do grudnia).
2. Wynagrodzenie za kwiecień, pobrane w maju, wypłacane w maju (ulga od maja do grudnia).?

Kto jest pracownikiem innowacyjnym?

Aby móc uznać danego pracownika za innowacyjnego, musi on spełniać kilka warunków tj:.

• co najmniej 50% jego czasu pracy lub  50% czasu przeznaczonego na wykonanie usługi w zakresie działalności B+R musi przypadać na realizację projektów badawczo-rozwojowych,
• zatrudnienie na mocy umowy o pracę, umowy zlecenie lub umowy o dzieło, umowy o prawa autorskie.

O co podatnik korzystający z ulgi powinien zadbać na bieżąco:

• odpowiednie udokumentowanie czasu pracy pracownika. Precyzyjne informacje w tym zakresie powinny być zbierane i analizowane na bieżąco.
• weryfikację, czy suma niezapłaconych zaliczek nie przekroczyła maksymalnej możliwej w danym roku wysokości odliczenia. Suma ta wynikać powinna ze złożonego załącznika CIT/PIT BR.

Warto wiedzieć:

- Skorzystanie z możliwości pomniejszenia, o którym mowa w ww. przepisie art. 18db ustawy CIT,  art. 26eb ustawy o PIT, nie wymaga wcześniejszego zawiadomienia urzędu skarbowego. Obowiązek taki nie wynika z przepisów ustawy CIT/PIT. Warto jednak pisemnie zawiadomić US o korzystaniu z uprawnienia.

- Można odliczyć pełną zaliczkę na PIT. Wysokość niewpłaconej zaliczki nie zależy od procentowego zaangażowania pracownika B+R. „(…)odliczeniu podlegać będzie cała Zaliczka PIT za miesiąc, w którym Pracownik, zgodnie z ust. 3 przeznaczał co najmniej 50% czasu na realizację działalności badawczo-rozwojowej w ogólnym czasie pracy.” w interpretacji indywidualnej z 8 kwietnia 2024 r., sygn. 0111-KDIB1-3.4010.16.2024.1.JMS.

- Ulga IP dotyczy konkretnej zaliczki, pobranej w miesiącu przypadającym bezpośrednio po złożeniu zeznania, ustanawiając wyraźną granicę, które zaliczki mogą podlegać pomniejszeniu, a które nie mogą być pomniejszone w ramach wskazanej ulgi, 

- Można dokonać rozliczenia w dowolnym miesiącu niekoniecznie przypadającym bezpośrednio po miesiącu złożenia zeznania CIT8/PIT36. Jednocześnie należy wskazać, że nie jest możliwe wsteczne odliczenie ulgi, tj. za miesiące poprzedzającego miesiąc złożenia zeznania.

- Błędne jest powiązanie prawa do odliczenia w ramach ulgi na innowacyjnych pracowników, w okresie określonym w art. 18db ust. 4 ustawy o CIT, z miesiącami w których świadczona była praca. W omawianych przepisach jest bowiem mowa o zaliczkach pobranych do końca roku podatkowego w którym złożono zeznanie. „ (…)W przypadku wynagrodzenia za listopad, które będzie wypłacone w grudniu (do 10 grudnia) danego roku podatkowego i pobór zaliczki na PIT nastąpi również w grudniu danego roku podatkowego, będą Państwo uprawnieni do skorzystania z odliczenia na podstawie art. 18db updop, w danym roku podatkowym. Jak już wyżej wskazano, skoro wynagrodzenie za grudzień będzie wypłacone w styczniu (do 10 stycznia) kolejnego roku i pobór zaliczki na PIT nastąpi również w styczniu kolejnego roku to powyższe uniemożliwia odliczenie na podstawie art. 18db updop, w roku poprzedzającym.” z interpretacji z dnia 25 lutego 2025 sygn. 0111-KDIB1-3.4010.54.2025.1.MBD.

- W uldze na innowacyjnych pracowników nie występuje pojęcie nadpłaty podatku/zaliczki. Przepis art. 18db daje jedynie prawo do odliczenia.                                                                                                                                     „ (…) Na mocy art. 75 § 1 Ordynacji podatkowej, jeżeli podatnik kwestionuje zasadność pobrania przez płatnika podatku albo wysokość pobranego podatku, może złożyć wniosek o stwierdzenie nadpłaty podatku. W tym miejscu należy wskazać, że w opisanej sytuacji nie można mówić o nadpłaconych Zaliczkach PIT, Wnioskodawca pobrał bowiem Zaliczki w prawidłowej wysokości. Fakt, że nie skorzystał z przysługującego mu uprawnienia, o którym mowa w art. 18db updop, nie upoważnia go do wystąpienia z wnioskiem o stwierdzenie nadpłaty.  Nie można zatem zgodzić się z twierdzeniem Spółki w zakresie pytania nr 5, że związku z posiadanym aktywem B+R oraz występowaniem Uprawnionych Specjalistów B+R, Oddział ma i będzie miał prawo na podstawie art. 18db ustawy o CIT, do rozliczenia Ulgi na innowacyjnych pracowników za dany rok podatkowy w drodze wystąpienia o zwrot nadpłaty na zasadach wynikających z Ordynacji podatkowej z tytułu nadpłaconych Zaliczek PIT, w związku z nie potrąceniem ich na bieżąco we wpłaconych Zaliczkach PIT”.                                                                                                                           

• Interpretacja indywidulana z 2 lutego 2023 r. 0111-KDIB1-3.4010.717.2022.2.AN oraz
• Interpretacja indywidulana z 13 lipca 2023 r.  0114-KDIP2-1.4010.297.2023.2.MR1.

Autor: Iwona Makosz, prawnik w Kancelarii Adwokackiej Małgorzata Boguszewska i Wspólnicy