Krajowy System e-Faktur (KSeF) to platforma, system teleinformatyczny do wystawiania, przesyłania, otrzymywania i przechowywania faktur, wprowadzony nowelizacją ustawy o podatku towarów i usług (tj. Dz.U. z 2025 poz.775. od art. 106nb wraz z przepisami wykonawczymi). Nowy system informatyczny ma na celu ujednolicenie sposobu, formy, programu informatycznego do wystawiania i otrzymywania faktur.  Głównym celem uruchomienia KSeF jest uszczelnienie systemu podatkowego, zwłaszcza podatku VAT. Pierwotnie system miał funkcjonować od początku lipca 2024 r., ale Ministerstwo Finansów odłożyło jego uruchomienie do 1 lutego 2026 r. Już w  przyszłym roku firma nie wystawi faktury w wordzie czy exelu. Podatnicy wystawią fakturę już tylko na platformie KSEF. Krajowy System e-Faktur (KSeF) umożliwi wystawianie i udostępnianie faktur ustrukturyzowanych. Faktura ustrukturyzowana przyjmuje format xml, zgodny ze strukturą logiczną e -Faktury FA(2). Szef Krajowej Administracji Skarbowej  będzie prowadził Krajowy System e-Faktur oraz będzie administratorem danych w nim zawartych.

Kryterium wartości sprzedaży będzie decydować w jakich terminach podatnicy będą zobowiązani do wystawiania faktur w KSeF tzn:

•  od 1.02.2026 r. przedsiębiorcy, u których wartość sprzedaży (wraz z kwotą podatku) przekroczyła w 2024 r. - 200 mln zł,
•  od 1.04.2026 r. dla pozostałych przedsiębiorców.

Dla kogo KSeF  będzie obowiązkowy:

• podatnika np. jednoosobowej działalności gospodarczej, spółki, grupy VAT czy jednostki samorządu terytorialnego,
• podmiotów wskazanych przez podatnika np. biuro rachunkowe,
• podmiotów, o których mowa w art. 106c ustawy o podatku od towarów i usług tj. organy egzekucyjne, komornicy sądowi,
• osób fizycznych wskazanych przez podmioty, o których mowa w art. 106c ustawy o podatku od towarów i usług,
• osób fizycznych wskazanych w zawiadomieniu ZAW-FA, którym podatnik lub organ egzekucyjny nadali uprawnienia do korzystania z tego systemu,
• innych podmiotów, niż wyżej wymienione, wskazane przez osoby fizyczne korzystające z KSeF, jeżeli prawo do wskazywania innego podmiotu wynika z uprawnień nadanych tym osobom fizycznym,
•  podmiotów uwierzytelnionych w sposób określony w przepisach wykonawczych.

Termin otrzymania faktury poprzez KSEF:

Otrzymywanie faktur przy użyciu KSeF będzie obowiązkowe już od 1 lutego 2026 r. (poza przypadkami wyłączonymi ustawowo, gdzie faktura jest przekazana w sposób uzgodniony).

Wyłączenia z obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych możemy podzielić na 3 grupy:

1. ze względu na stronę transakcji,
2. ze względu na rodzaj transakcji oraz
3. czynności, transakcje enumeratywnie wymienione w rozporządzeniu wykonawczym.

1. Pierwsza grupa wyłączeń z obowiązku wystawiania faktur w KSeF wynika ze statusu stron transakcji. Wyłączeniem objęte będzie wystawianie faktur:

• przez podatników, którzy nie posiadają siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium Polski,
• przez podatników, którzy nie posiadają siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, ale posiadają stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium Polski, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których wystawiono fakturę,
• na rzecz osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej.

Pomimo braku obowiązku, podatnicy będą mogli wystawiać wyżej wymienione faktury dobrowolnie w KSeF.

1. Drugą grupę stanowią wyłączenia dotyczące konkretnych rodzajów transakcji. Są to przypadki wystawiania faktur przez podatników korzystających z następujących procedur szczególnych tj.

• procedura OSS nieunijna,
• procedura importu IOSS,
• procedura świadczenia usług międzynarodowego okazjonalnego przewozu drogowego osób.

W powyższych przypadkach nie będzie możliwe dobrowolne wystawianie faktur dokumentujących ww. czynności w KSeF.

1. Trzecią grupę wyłączeń z KSeF stanowią czynności wymienione w rozporządzeniu wykonawczym (obecnie w fazie projektu: Projekt rozporządzenia), w tym między innymi:

• świadczenie usług przejazdu autostradą płatną, udokumentowanych fakturami w formie biletu jednorazowego,
• świadczenie usług przewozu osób na dowolną odległość m.in. kolejami, taborem samochodowym, statkami pełnomorskimi, środkami transportu żeglugi śródlądowej
• przybrzeżnej, promami, samolotami i śmigłowcami, udokumentowanych fakturami w formie biletu jednorazowego,
• świadczenie usług zwolnionych na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 7, 37–41 ustawy o podatku od towarów i usług, udokumentowanych fakturami lub innymi dowodami,
• dostawa towarów i świadczenie usług udokumentowanych fakturami wystawianymi przez nabywcę w ramach procedury samofakturowania, jeżeli:

• nabywca nie jest zidentyfikowany na potrzeby danej czynności za pomocą polskiego NIP,
• sprzedawca nie jest zidentyfikowany na potrzeby danej czynności za pomocą polskiego NIP.

Samofakturowanie dla podatników VAT UE

W przypadku wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów, jeżeli nabywca na potrzeby danej czynności będzie zidentyfikowany za pomocą nr VAT UE nadanego w innym kraju unijnym niż Polska, pomimo braku obowiązku będzie mógł wystawić fakturę ustrukturyzowaną w ramach samofakturowania.

Jak będzie działał KSeF.

1. w pierwszej kolejności aby rozpocząć korzystanie z KSeF należy uwierzytelnić się w systemie.
2. uwierzytelnić może się przedsiębiorca albo osoba lub podmiot wskazany przez przedsiębiorcę.
3. przepisy wykonawcze określają możliwe metody uwierzytelnienia się w systemie (np. za pomocą Podpisu Zaufanego, podpisu kwalifikowanego lub pieczęci kwalifikowanej).
4. podatnik wystawi i udostępni faktury ustrukturyzowane.
5. faktura ustrukturyzowana przyjmuje format xml, zgodny ze strukturą logiczną e-Faktury FA(2).
6. KSeF przydziela automatycznie unikatowy numer identyfikujący każdą wystawioną fakturę.
7. do KSeF nie przesyła się faktur proforma, faktur wewnętrznych, dowodów wewnętrznych, not uznaniowych ani not obciążeniowych, rachunków w rozumieniu Ordynacji podatkowej.
8. od 1 lutego 2026 r., zostanie wprowadzona dodatkowa funkcjonalność polegająca na umożliwieniu przesyłania do KSeF faktur z załącznikiem. Przesyłanie faktury z załącznikiem do KSeF nie będzie obowiązkowe. Załącznik stanowić będzie integralną część faktury. Funkcjonalność przesyłania faktury z załącznikiem będzie dostępna po złożeniu przez podatnika odpowiedniego zgłoszenia w usłudze e-Urząd Skarbowy. Zgłoszenia te podatnicy będą mogli składać od 1 stycznia 2026 r.

Z dniem 1 lutego 2026 r. zostaną uchylone przepisy dotyczące not korygujących, zatem nie będą one wystawiane w KSeF ani poza KSeF.

Do kiedy  i kto może wystawić faktury papierowo bądź elektronicznie?

Warto wiedzieć, że:

• do końca 2026 r. podatnicy obowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych będą mogli wystawiać faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej, jeżeli łączna wartość sprzedaży (wraz z podatkiem) udokumentowana tymi fakturami wystawionymi w danym miesiącu będzie mniejsza lub równa 10 000 zł,

• do końca 2026 r. podatnicy obowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych będą mogli wystawiać faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej przy zastosowaniu kas rejestrujących i paragony fiskalne uznane za faktury (do 450 zł).

Autor: Iwona Makosz, prawnik w Kancelarii Adwokackiej Małgorzata Boguszewska i Wspólnicy